E-Mail: Kommunikation mit Geschichte und neuen Herausforderungen
Die erste E-Mail wurde 1971 verschickt, nur ein kurzer Text, übertragen zwischen zwei Computern im selben Raum. Damals ahnte noch niemand, welch zentrale Rolle diese Form der Kommunikation einmal spielen würde. Ein wichtiger Meilenstein folgte am 3. August 1984: An diesem Tag empfing der Informatiker Michael Rotert die erste E-Mail in Deutschland, nachdem sie fast 24 Stunden unterwegs gewesen war. Aus heutiger Sicht kaum vorstellbar.
Mittlerweile ist die E-Mail nicht mehr wegzudenken. Sie bildet das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation und dient Unternehmen als zentraler Informationsträger. Angebote, Vertragsdetails, Rechnungen, Projektabsprachen oder Supportanfragen – nahezu alles läuft per E-Mail.
Mit dieser enormen Bedeutung wachsen jedoch auch die Herausforderungen, besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).
Technische Grenzen: Wenn Postfächer an ihre Belastungsgrenze stoßen
Viele kennen das aus dem Alltag: Das Outlook-Postfach wird immer langsamer, das Suchen nach älteren E-Mails dauert gefühlt ewig, und plötzlich erscheint die Meldung „Postfach voll“. Vor allem bei der Nutzung von Microsoft Outlook in Kombination mit lokal gespeicherten PST-Dateien oder Exchange-Postfächern stoßen Systeme schnell an ihre Grenzen. Je nach Systemumgebung kann es bei Postfachgrößen ab etwa 5 bis 10 GB zu deutlichen Performanceeinbußen kommen.
Die Folge: Mitarbeiter verschwenden täglich Zeit mit der Suche nach Informationen. E-Mails werden manuell in Ordner verschoben, gelöscht oder – noch problematischer – lokal auf privaten Festplatten gespeichert. Die Gefahr von Datenverlust, doppelter Arbeit oder unvollständiger Dokumentation ist hoch. Gleichzeitig wird die IT-Abteilung durch Speicherprobleme und Supportanfragen stark belastet.
Rechtliche Anforderungen: Archivierung ist gesetzlich verpflichtend
Neben den technischen Aspekten gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Alle steuerlich relevanten E-Mails müssen unveränderbar, vollständig und revisionssicher archiviert werden – und zwar für bis zu 10 Jahre.
- HGB (§257) und AO (§147): Diese fordern die Archivierung geschäftsrelevanter Korrespondenz, sofern sie für die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen relevant ist.
- DSGVO: Der Schutz personenbezogener Daten verlangt eine strukturierte, nachvollziehbare und datenschutzkonforme E-Mail-Verwaltung.
Neben der revisionssicheren Aufbewahrung ist auch die gesamte Struktur im Umgang mit geschäftlichen Nachrichten entscheidend. Wie ein E-Mail-Flow funktioniert und warum E-Mail-Sicherheit für Unternehmen so wichtig ist, erklären wir in einem weiteren Beitrag.
Wichtig:
Eine einfache Ablage im E-Mail-Client, das Weiterleiten an persönliche Ordner oder das manuelle Speichern reicht rechtlich nicht aus. Auch Backups sind kein Ersatz für eine rechtssichere Archivierung – denn sie sind weder manipulationssicher noch gezielt durchsuchbar.
E-Mail-Archivierung: Was Unternehmen beachten müssen
Unternehmen müssen E-Mails nicht nur aus praktischen Gründen archivieren, sondern sind gesetzlich verpflichtet, die Führung und Aufbewahrung von Büchern und steuerlich relevanten Unterlagen sicherzustellen. Die Archivierung aller E-Mails – eingehend wie ausgehend – betrifft dabei nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen.
Die Herausforderung liegt darin, relevante E-Mails gesetzeskonform zu archivieren und gleichzeitig DSGVO-Anforderungen zu erfüllen. Gerade KMU unterschätzen häufig das Risiko, das entsteht, wenn geschäftliche E-Mails verloren gehen oder nicht revisionssicher archiviert sind.
Revisionssichere E-Mail-Archivierung für KMU: So funktioniert sie
Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung stellt sicher, dass archivierte E-Mails unverändert, vollständig und manipulationssicher gespeichert werden. Dies bedeutet:
- Jede E-Mail wird sofort nach Eingang oder Versand automatisch archiviert.
- Eine Kopie der E-Mails inklusive Anhänge wird erstellt.
- Archivierte E-Mails können im Bedarfsfall schnell gefunden und bereitgestellt werden.
Damit ist die rechtssichere E-Mail-Archivierung ein zentrales Element der Compliance in Unternehmen in Deutschland.
E-Mail-Archivierung in der Praxis: On-Premise oder Cloud?
On-Premise-Archivierung
Die Archivierungslösung wird auf eigenen Servern betrieben. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über Daten und Infrastruktur. Besonders geeignet für Unternehmen in regulierten Branchen oder mit eigener IT-Abteilung. Nachteil: Einrichtung, Wartung und Updates sind aufwendig.
Cloud-basierte Archivierung
Die Archivierung erfolgt in zertifizierten, DSGVO-konformen Rechenzentren. Vorteile:
- keine Hardware-Investitionen
- automatische Updates
- ortsunabhängiger Zugriff auf archivierte E-Mails
- e-mails schnell durchsuchen
Viele Unternehmen entscheiden sich für diese Variante, da sie eine effiziente und sichere Archivierung von E-Mails ermöglicht.
MailStore: Bewährte Software zur E-Mail-Archivierung
Eine bekannte Lösung ist MailStore Server, eine Software zur E-Mail-Archivierung, die speziell auf KMU zugeschnitten ist. Sie ermöglicht es, eingehende und ausgehende E-Mails automatisch zu archivieren, unabhängig davon, ob Microsoft Outlook oder Microsoft 365 genutzt wird.
Mit MailStore können Unternehmen sicherstellen, dass bestimmte E-Mails revisionssicher aufbewahrt werden und jederzeit verfügbar sind. Mehr dazu finden Sie direkt beim Anbieter: MailStore Server Produktseite.
Vorteile einer E-Mail-Archivierungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen
- Rechtssicherheit: Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten E-Mails archivieren; eine rechtssichere E-Mail-Archivierung schützt vor Bußgeldern.
- Entlastung der IT: Keine überfüllten Postfächer, weniger Support-Anfragen.
- Effizienz im Alltag: Mitarbeiter können auf archivierte E-Mails schnell zugreifen.
- Schutz vor Datenverlust: Wichtige geschäftliche E-Mails gehen nicht verloren.
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen (GoBD, DSGVO).
E-Mails archivieren und langfristig aufbewahren
Die Aufbewahrung von E-Mails ist ein langfristiger Prozess. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Mails und deren Anhänge über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg verfügbar und unverändert bleiben. Dabei gilt:
- Aufbewahrungsfrist: bis zu 10 Jahre
- Manipulationssicher speichern
- Zugriff auf E-Mails jederzeit möglich
So können Unternehmen im Ernstfall – etwa bei einer steuerlichen Prüfung – relevante E-Mails schnell und rechtssicher vorlegen.
Risiken ohne sichere E-Mail-Archivierung
Wer keine rechtssichere Archivierungslösung einsetzt, geht gleich mehrere Risiken ein:
- Rechtliche Risiken: Unternehmen, die gesetzlich verpflichtet sind, E-Mails zu archivieren, verletzen ihre Pflichten.
- Technische Risiken: Postfächer laufen voll, E-Mails gehen verloren.
- Organisatorische Risiken: Mitarbeiter können nicht effizient arbeiten, da relevante E-Mails fehlen oder verstreut sind.
Die meisten Unternehmen merken die Nachteile erst, wenn bestimmte E-Mails dringend benötigt werden und nicht mehr auffindbar sind.
E-Mails dsgvo-konform archivieren
Eine moderne E-Mail-Archivierungslösung hilft nicht nur bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften, sondern auch bei der Umsetzung der DSGVO. Personenbezogene Daten müssen gesetzeskonform archiviert und geschützt werden. Dazu gehört auch, private E-Mails von geschäftlichen zu trennen und nur relevante E-Mails langfristig aufzubewahren.
Ein Überblick über die rechtlichen Anforderungen ist auf der Seite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu finden.
Fazit: Archivierung schützt, entlastet und spart Zeit
E-Mail-Archivierung ist längst kein Thema mehr, das man „später mal“ angehen sollte. Wer sich nicht kümmert, riskiert rechtliche Konsequenzen, technische Engpässe und produktive Einbußen. Richtig umgesetzt, entlastet Archivierung nicht nur Ihre IT und Ihre Mitarbeitenden, sondern schafft auch mehr Transparenz, Sicherheit und Effizienz im Arbeitsalltag.
Archivierung ist nur ein Teil einer ganzheitlichen IT-Sicherheitsstrategie. Ebenso wichtig sind Schutzmaßnahmen gegen externe Bedrohungen, etwa durch zentralen Virenschutz, Netzwerksicherheit und Firewalls.
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